Einwurfeinschreiben auf dem Prüfstand

(Stuttgart) Ein digital dokumentiertes Einwurfeinschreiben beweist nicht ohne Weiteres den Zugang eines Schreibens, wenn der Zusteller die Zustellung bereits vor dem tatsächlichen Einwurf bestätigt.

Das, so Fachanwalt für Arbeitsrecht Klaus-Dieter Franzen, Bremen vom VDAA - Verband deutscher ArbeitsrechtsAnwälte e. V. mit Sitz in Stuttgart, hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) mit Urteil vom 07.05.2026 – 2 AZR 184/25 entschieden.

Was ist passiert?

Der Arbeitnehmer war über mehrere Jahre hinweg wiederholt für längere Zeit arbeitsunfähig. Der Arbeitgeber hatte ihm mehrfach ein betriebliches Eingliederungsmanagement, kurz bEM, angeboten. Nach weiteren Fehlzeiten versandte der Arbeitgeber im Oktober 2023 eine erneute Einladung per Einwurfeinschreiben. Der Arbeitnehmer bestritt später, dieses Schreiben erhalten zu haben. Ein weiteres bEM wurde nicht durchgeführt. Im Dezember 2023 sprach der Arbeitgeber eine krankheitsbedingte Kündigung aus.

Im Kündigungsschutzverfahren legte der Arbeitgeber den Einlieferungsbeleg, die Sendungsverfolgung und einen reproduzierten Auslieferungsbeleg der Deutschen Post vor. Darin hatte der Zusteller bestätigt, die Sendung in die Empfangsvorrichtung des Empfängers eingelegt zu haben. Der als Zeuge vernommene Zusteller konnte sich jedoch weder an den konkreten Vorgang noch an seine Unterschrift erinnern.

Der Fall war für den Arbeitgeber besonders folgenreich. Nach erneuten Arbeitsunfähigkeitszeiten von mehr als sechs Wochen musste er grundsätzlich wieder die Initiative für ein bEM ergreifen. § 167 Abs. 2 SGB IX verpflichtet Arbeitgeber bei Arbeitsunfähigkeitszeiten von mehr als sechs Wochen innerhalb eines Jahres zur Klärung, wie die Arbeitsunfähigkeit überwunden, erneuten Fehlzeiten vorgebeugt und der Arbeitsplatz erhalten werden kann. Ein bEM ist zwar keine formelle Voraussetzung für eine krankheitsbedingte Kündigung. Unterbleibt es, steigen jedoch die Anforderungen an den Vortrag des Arbeitgebers im Kündigungsschutzverfahren, weshalb mildere Mittel als die Kündigung nicht zur Verfügung standen.

Wie hat das Gericht entschieden?

Das BAG hielt die Kündigung für unverhältnismäßig und damit für sozial ungerechtfertigt. Der Arbeitgeber konnte nicht beweisen, dass dem Arbeitnehmer die erneute bEM-Einladung zugegangen war. Er konnte außerdem nicht ausreichend darlegen, dass ein weiteres bEM objektiv nutzlos gewesen wäre. Deshalb musste sich der Arbeitgeber entgegenhalten lassen, möglicherweise vorschnell gekündigt zu haben.

Ein verkörpertes Schreiben geht entsprechend § 130 Abs. 1 Satz 1 BGB zu, wenn es so in den Machtbereich des Empfängers gelangt, dass dieser unter normalen Umständen von seinem Inhalt Kenntnis nehmen kann. Der Briefkasten gehört zu diesem Machtbereich. Den Zugang muss grundsätzlich die Partei darlegen und beweisen, die sich auf ihn beruft. Bei einer Kündigung oder einer bEM-Einladung ist das regelmäßig der Arbeitgeber.

Eine Beweiserleichterung kann sich aus dem sogenannten Anscheinsbeweis ergeben. Dieser greift ein, wenn ein feststehender Sachverhalt nach der allgemeinen Lebenserfahrung mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit auf einen bestimmten Geschehensablauf schließen lässt. Für das im Streitfall verwendete Scan-Verfahren verneinte das BAG einen solchen typischen Ablauf.

Nach den Feststellungen der Vorinstanz unterschrieb der Zusteller auf dem Scanner zunächst die Erklärung, dass er die Sendung in den Briefkasten eingelegt habe. Erst danach beendete er den Scan-Vorgang und warf den Brief tatsächlich ein. Die elektronische Bestätigung wurde somit zu einem Zeitpunkt erzeugt, zu dem die Zustellung noch nicht erfolgt war. Nach Ansicht des BAG konnte dieser Beleg allenfalls beweisen, dass sich der Zusteller mit dem Brief vor dem richtigen Briefkasten befand. Er bewies aber nicht, dass der Brief anschließend tatsächlich eingeworfen wurde.

Das BAG erklärte das Einwurfeinschreiben damit nicht generell für ungeeignet. Es ließ ausdrücklich offen, ob bei dem früher verwendeten sogenannten Peel-off-Label-Verfahren ein Anscheinsbeweis angenommen werden kann. Bei diesem Verfahren wurde ein Etikett von der Sendung abgezogen und die erfolgte Zustellung erst nach dem Einwurf auf einem Auslieferungsbeleg bestätigt. Der Bundesgerichtshof hatte für ein ordnungsgemäß durchgeführtes Verfahren dieser Art einen Anscheinsbeweis grundsätzlich für möglich gehalten.

Allerdings reagiert die Deutsche Post. Sie beschreibt das Einwurfeinschreiben aktuell so, dass die Sendung zunächst in den Briefkasten oder eine andere Empfangsvorrichtung eingelegt und dieser Vorgang anschließend durch den Zusteller bestätigt wird. Sie bietet außerdem einen digital abrufbaren Zustellnachweis und inzwischen ein Einwurf Foto an. Nach einem Bericht von beck-aktuell soll der Einwurf zudem nach dem Scan nochmals digital bestätigt werden. Damit könnte der vom BAG beanstandete zeitliche Fehler behoben sein. Eine gerichtliche Bestätigung, dass das neue Verfahren Prozess einen Anscheinsbeweis begründet, liegt bislang aber nicht vor. Arbeitgeber müssen von daher weiterhin von einer verbleibenden Rechtsunsicherheit ausgehen.

Was heißt das für die Praxis?

Das Urteil betrifft unmittelbar eine bEM-Einladung. Seine Bedeutung reicht jedoch weit darüber hinaus. Die Grundsätze zum Zugang und zur Beweislast gelten für alle empfangsbedürftigen Erklärungen. Dazu gehören insbesondere Kündigungen, Abmahnungen, Aufhebungsvertragsangebote, Versetzungsmitteilungen, Befristungsangebote und Aufforderungen zur Arbeitsaufnahme.

Bei Kündigungen ist das Risiko besonders hoch. Eine Kündigung muss nach § 623 BGB schriftlich erklärt werden. Die elektronische Form ist ausgeschlossen. Erforderlich ist grundsätzlich ein eigenhändig unterzeichnetes Original. Dieses Original muss dem Arbeitnehmer rechtzeitig zugehen. Eine E-Mail, ein PDF-Dokument oder ein Foto der Kündigung ersetzt den Zugang des unterschriebenen Originals nicht.

Für den wirksamen Nachweis muss deshalb nicht nur der Versand organisiert werden. Es muss eine vollständige Beweiskette geschaffen werden. Diese sollte den Inhalt des Schreibens, die Unterzeichnung, die Kuvertierung, den Transportweg, den konkreten Zustellungsvorgang sowie Datum und Uhrzeit erfassen. Ein Versandbeleg allein beweist weder den Inhalt des Umschlags noch den tatsächlichen Zugang beim Empfänger.

Die persönliche Übergabe ist regelmäßig die sicherste Lösung. Eine empfangende Person muss den Erhalt nicht schriftlich bestätigen. Verweigert sie eine Empfangsquittung, kann die Übergabe dennoch wirksam sein. Entscheidend ist, dass eine geeignete Zeugin oder ein geeigneter Zeuge den Inhalt des konkreten Schreibens kennt und die Übergabe oder das Zurücklassen des Schreibens zuverlässig dokumentieren kann.

Ist eine persönliche Übergabe nicht möglich, kommt die Zustellung durch einen Boten in Betracht. Der Bote sollte das unterschriebene Original vor der Kuvertierung sehen, den Umschlag selbst verschließen und ihn anschließend in den eindeutig zugeordneten Briefkasten einwerfen. Ort, Datum, Uhrzeit, Beschriftung des Briefkastens und sonstige Umstände sollten unmittelbar in einem Zustellprotokoll festgehalten werden.

Bei besonders bedeutenden oder streitanfälligen Erklärungen kann eine Zustellung durch den Gerichtsvollzieher sinnvoll sein. Nach § 132 Abs. 1 BGB gilt eine Willenserklärung auch dann als zugegangen, wenn sie durch Vermittlung eines Gerichtsvollziehers zugestellt wurde. Zeitkritische Erklärungen müssen allerdings mit ausreichendem Vorlauf beauftragt werden.

Ein Einschreiben mit Rückschein ist nicht automatisch sicherer. Wird niemand angetroffen, wird die Sendung regelmäßig in einer Postfiliale hinterlegt. Der Empfänger kann die Annahme verweigern oder die Sendung nicht abholen. Für fristgebundene Kündigungen ist diese Variante daher häufig ungeeignet.

Wer bei wichtigen Schreiben auf eine sichere Zustellung setzt, reduziert unnötige Prozessrisiken und schafft klare Beweisverhältnisse.

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Klaus-Dieter Franzen
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